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Geschäftsprüfungskommission Fehlende Übersicht im Beschaffungswesen

25. August 2020 – Medienmitteilung; Grosser Rat

Der Kanton Bern wird erst 2025, wenn die zweite Phase der Einführung des neuen ERP-Systems abgeschlossen sein wird, in der Lage sein, einen vollständigen Überblick über alle seine Beschaffungen zu haben. Dies zeigen Abklärungen der Geschäftsprüfungskommission (GPK) des Grossen Rates. Die GPK sieht dies mit Blick auf eine wirtschaftliche und effiziente Verwaltungsführung kritisch.

Die Software, die beim Kanton gegenwärtig als konzernweites Ressourcensystem zum Einsatz kommt, lässt keine Aussagen zum Umfang aller kantonalen Beschaffungen zu. Eine entsprechende Übersicht liesse sich nur manuell und mit grossem Personaleinsatz erstellen. Zu dieser Erkenntnis ist die GPK gelangt, nachdem sie vom Regierungsrat eine gesamtstaatliche Übersicht über alle Beschaffungen ab einem Wert von 50’000 Franken eingefordert hatte. Der Regierungsrat verwies darauf, dass solche Aussagen erst mit dem neuen ERP-System (Enterprise Resource Planning) möglich sein würden und zwar erst ab 2025, wenn das System im Rahmen der zweiten Etappe auch Beschaffungsprozesse unterstützen kann.

Die GPK ist der Auffassung, dass sich ohne eine solche Liste keine gesicherten Angaben dazu machen lassen, was die 2015 vom Regierungsrat eingeführte Beschaffungsorganisation mit fünf zentralen Beschaffungsstellen gebracht hat und ob die Kosten wie vom Regierungsrat geplant um jährlich sieben Millionen Franken reduziert werden konnten. Dass bis 2025 kein gesamtstaatlicher Überblick besteht, was und wie viel der Kanton beschafft und wie gross die erzielten Einsparungen effektiv sind, ist für die GPK mit Blick auf eine wirtschaftliche und effiziente Verwaltungsführung bedenklich. Es erschwert nach Ansicht der GPK letztlich auch die erfolgreiche Bekämpfung und Verhinderung von Korruption. Genau dies war eines der wesentlichen Ziele gewesen, die mit der Neuorganisation und Professionalisierung des Beschaffungswesens erreicht werden sollten.

Mehrheit der Güter und Dienstleistungen wird dezentral beschafft

Fragezeichen zur Wirkung der zentralen Beschaffungsstellen hat die GPK auch insofern, als die grosse Mehrheit der Güter und Dienstleistungen nach wie vor dezentral beschafft wird. Es kann davon ausgegangen werden, dass mit einer deutlich stärkeren Bündelung oder zumindest dem stärkeren Einbezug der zentralen Beschaffungsstellen zusätzliche Einsparungen erzielt werden könnten. Die GPK ist zudem der festen Überzeugung, dass die Einführung eines neuen ERP-Systems allein noch nicht ausreicht, um künftig aussagekräftige Informationen aus dem System zu generieren. Die entscheidenden Arbeiten müssen vorher passieren, indem die Beschaffungsprozesse zumindest kantonsweit standardisiert und wo sinnvoll auch weiter zentralisiert werden.

Im Sinne einer Stichprobe hat die GPK eine von den Direktionen zusammengetragene Liste der kantonsweiten Fahrzeugbeschaffung innerhalb eines Zeitraums von eineinhalb Jahren überprüft. Aufgrund der erhaltenen Daten kommt die GPK zum Schluss, dass trotz Existenz der zentralen Beschaffungsstelle «Mobilität» nicht alle Fahrzeuge über diese Stelle beschafft werden. Die Kommission hat den Eindruck, dass keine übergeordnete Kontrolle stattfindet, ob Beschaffungen nach vorgegebenen Standards ablaufen und ob Beschaffungen gleicher Elemente möglichst gebündelt werden.

Was die Korruptionsbekämpfung betrifft, hat der Regierungsrat mit der Schaffung eines Verhaltenskodex 2016 und verschiedenen Sensibilisierungsgefässen in den letzten Jahren durchaus Massnahmen ergriffen. Weitere Fortschritte sind nach Ansicht der GPK aber nur möglich, wenn die Beschaffungsprozesse standardisiert und die Kontrollen ausgebaut werden.

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